O Gerenciamento de Processos de Negócios – BPM (Business Process Management), método utilizado pelas empresas para Gestão de Processos, define e modela todas as etapas, tarefas, atividades, pessoas e responsabilidades dos fluxos de trabalho. As informações devem interligar-se dentro de uma corporação com o objetivo de agregar valor aos negócios.

Os fluxos são mapeados graficamente utilizando-se a Notação de Modelagem de Processos de Negócio – BPMN (Business Process Modeling Notation), padrão utilizado mundialmente onde de forma intuitiva e organizada descreve visualmente todas as etapas e atividades a serem realizadas ao longo de um processo. Esse recurso pode ser encontrado no Microsoft Visio por exemplo.

A ferramenta de BPMS (Business Process Management System) constitui a tecnologia em forma de Software. Um sistema para aprimorar, criar/desenhar, automatizar, controlar e monitorar todo o ciclo de vida da Gestão de Processos.

Essas soluções são completas e contemplam a criação de formulários para inserção de dados, ambiente para desenho dos processos, automação dos fluxos por meio do workflow, motor responsável por transacionar as informações, integração entre sistemas e com fontes de dados, produção de relatórios de visibilidade e transparência dos processos, gerando indicadores preciosos para apoio à tomada de decisões.

O BPM aplica-se em empresas dos mais diversos portes e segmentos visando alcançar novos patamares de produtividade com menor custo, segurança e padronização.

A aplicação de BPMS apoia a implementação, cabe às empresas analisarem qual produto enquadra-se dentro da sua estratégia de negócios e tecnologia utilizada. O grande desafio das corporações encontrar-se em definir seus processos da forma mais eficiente possível, isso requer apoio da alta direção em comunicar a todos da importância da gestão por processos.

Com a união de processos bem desenhados e um bom produto de BPMS as vantagens e benefícios para as empresas são diversos: Controle e monitoramento em tempo real dos processos, sendo possível visualizar graficamente onde e com quem um processo está parado, excluindo o risco de perda dos documentos e custos com ligações; Padronização das atividades. O conhecimento fica explicito, caso a pessoa responsável esteja

impedida de realizar sua atividade delega-se ou escala para outra pessoa de forma automática dentro de um prazo pré-determinado; Indicadores de desempenho evidenciando pontos a serem melhorados; Flexibilidade e agilidade em redesenhar os fluxos ou alterar as regras conforme as necessidades do negócio; Integração entre processos e com outros sistemas

(ERP, CRM, Legados e Banco de Dados); Segurança, rastreabilidade e total transparência das atividades, seguindo as normas e regulações; Simulação do fluxo de trabalho antes de implementar junto ao usuário final; Redução do uso de papéis e valores gastos com transporte devido os documentos estarem disponíveis na web e poderem ser acessados de qualquer equipamento com acesso a rede ou aparelho mobile e muitos outros ganhos.

As corporações visam com a implementação do BPM, ganhar vantagem competitiva por meio do redesenho ou aperfeiçoamento dos seus processos de negócios. Portanto, os benefícios proporcionados ao unir BPM e BPMS serão percebidos em um curto período de tempo.

Autor: Dorival Dias – Graduação em Gestão de TI, Certificado Cobit 4.1, Executivo de Soluções de Dados